סוכנויות ביטוח אינן יכולות להרשות לעצמן השבתה של מערכות המחשוב ולו לשנייה, גם בשעות בהן המשרד אינו פעיל. השבתה שכזאת עלולה להיות מאוד קריטית, משום שבכל רגע נתון עשוי להתרחק מקרה ביטוח ובכל רגע נתון עלולה להתעדכן איזו פוליסה וכל השבתה של מערכת המחשוב יכולה להביא להשלכות מרחיקות לכת, כגון: איבוד מידע בזמן אמת, חוסר זמינות למתן מענה מיידי ללקוחות ובזבוז של זמן יקר בניסיון לשקם את הנזקים.
על מנת להיערך לכל תקלה שהיא ולכל תרחיש שהוא, מתן שירותי מחשוב לסוכנויות הינו בגדר חובה גם אם מדובר בסוכנות קטנה של איש אחד.
במה כרוכים שירותי מחשוב לסוכנויות
שירותי מחשוב לסוכנויות לרוב כוללים בין היתר את השירותים הבאים:
אבטחת מידע והגנה על פרטיות – היות וסוכנויות ביטוח מחזיקות מידע מאוד רגיש על לקוחותיהם – החל ממידע רפואי וכלה בפרטי אשראי ובנק, חובה עליהן לאבטח את פרטיותם של פרטים אלה עם חומת אש משום שבכל רגע נתון הם עשויים לזלוג החוצה למקורות לא רצויים ולהתגלגל הלאה ללא פיקוח ואין לדעת מה ייעשה בהם ובידי מי. אבטחה זו כוללת סינון דואר זבל ומידע הנכנס אל החברה ויוצא ממנה ע"י תוכנות חומת אש ומערכת ניטור ווירוסים עם תוכנת אנטי וירוס אשר תמנע ממכם וירוס כופר וכן וירוסים רגילים.
גיבוי מידע – כאשר מדובר בסוכנויות ביטוח, יש לצאת מתוך נקודת הנחה שכל המידע שמגיע אליה ויותר מכך יוצא ממנה, חשוב, רלוונטי וחייב להיות מגובה. כל מידע שנשלח ללקוחותיה של החברה קריטי ואסור שיאבד בדרך. גיבוי על גבי שרת וירטואלי מאובטח ו/או ע"י ניהול שרתים בענן עם שירותי אחסון ושיתוף בענן אשר ייתן מענה מצויין ויסייע בכל מקרה שיש צורך באחזור המידע ושחזור מידע במחשב וכן בהשתקמות מהירה של מערכות המחשוב.
תמיכה טכנית הן ברמת החומרה והן ברמת התוכנה, לרבות כאשר מדובר בתוכנות ייעודיות לסוכנויות ביטוח. חברה המעניקה שירותי מחשוב לסוכנויות ביטוח חייבת להכיר את המערכות בסוכנות על מנת לתת מענה מקצועי, מהיר ויעיל ללא עיכובים מיותרים.
תקשורת ואינטרנט – מתן פתרונות תקשורת בין סוכנות הביטוח לחברות הביטוח השונות למען תקשורת שוטפת ורציפה ללא תקלות וכן מתן שירותי תמיכה מרחוק.
דגשים חשובים בבחירת חברה המתאימה לשירות
על מנת לבחור חברה למתן שירותי מחשוב לסוכנויות מומלץ לבדוק מספר אלמנטים חשובים:
- ניסיון – ובעיקר ניסיון והיכרות עם עולם התוכנות לסוכנויות ביטוח למען המענה המקצועי ביותר.
- המלצות – רצוי מפי סוכנויות ביטוח דומות אך גם המלצות באופן כללי תורמות במידה רבה להחלטה.
- מחיר – לא הזול ביותר כי אם ההוגן ביותר ביחס לשירות שהחברה מעניקה תמורתו.
- זמינות – בין אם מדובר בחברה הנמצאת פיזית ליד סוכנות הביטוח ובין אם חברה המסוגלת להעניק שירות בזמינות מיידית או כמה שיותר מהירה על מנת שלא להשבית את עבודת הסוכנות ולו במעט. זמינות זאת כוללת בין השאר גם זמינות טלפונית במקרה של תקלה שניתן להשתלט עליה מרחוק. חשוב מאוד שיהיה מענה מהיר ומקצועי מן העבר השני ולא חלילה המתנה מורטת עצבים שעלולה לעלות לסוכנות במחיר יקר מאוד.
- אמינות – עגנו את כל סעיפי השירות בכתב ותמחרו אותו בהתאם על מנת שלא יצוצו תוך כדי תנועה עלויות נוספות. אמינות נמדדת הן מבחינת המקצועיות בשטח והן ע"י עמידה בתנאי השירות על סעיפיו.
