הקמת תשתיות מחשוב ותקשורת לצוותי עבודה מרחוק- IT SRART
עבודה מרחוק אינה נחלתם של סטארט-אפים או של פרי-לנסרים בלבד, וניתן למצוא כיום יותר ויותר עסקים בישראל אשר עושים שימוש במודל ההיברידי המשלב בין עבודה מהמשרד לעבודה מהבית, או לחילופין לפריסת עובדים בשטח. צוותי העבודה נדרשים לשתף פעולה בזמן אמת, להיות מעודכנים במידע אונליין, לעתים בין מוקדי עבודה שונים ולעתים גם מול גורמים במיקור חוץ, בישראל ובעולם.
האפשרויות הללו פותחות דלתות רבות ומבטלות חסמים רבים שהיו מנת חלקו של מודל העבודה הישן, אולם מותנות במענה טכנולוגי מתקדם המותאם לצרכי הפעילות: מערכות מחשוב ותקשורת ושיתוף מידע שאינם מתבססים על חדר שרתים פיזי, התמודדות עם תקלות שוטפות ללא טכנאי שמסתובב בין העמדות, ועמידה ברמת אבטחה גבוהה יותר מתמיד כפי שדורש החוק.
המודל החלופי שמאפשר זאת הוא מודל תמיכה במיקור חוץ, המעניק שירותי IT לעסקים. מעבר לטיפול בתקלות נקודתיות, השירות הוא למעשה הבסיס למערך תקשורת ורשתות מתקדם שאחראי על העבודה השוטפת, הגנה על המידע וטיפול בזמן אמת בתקלות מרחוק.
למה עבודה מרחוק משנה את כללי המשחק
בעסק שבו כולם יושבים באותו משרד, ניתן לשלוט בקלות יחסית במחשבים, ברשת ובגישה למידע. כאשר העסק נדרש לנהל עובדים מרחוק כל מחשב הופך ליחידה משרדית, וכל חיבור אינטרנט מעניק שער כניסה למידע. לצד התועלות והנוחות חשוב לזכור שעבודה מרחוק טומנת בחובה גם סיכונים, וכל טעות קטנה של עובד עשויה בנקל להפוך לאירוע של דליפת מידע.
היבט חשוב נוסף הוא האדם שעומד מאחורי המחשב. עובד שנתקע בלי מייל, בלי VPN או עם מחשב שמסרב לעלות הוא עובד בהמתנה, אשר מאבד שעות עבודה, ועצם העובדה שאינו שוהה במשרד אינה מאפשרת להעביר אותו לעמדה אחרת או לייצר פתרון חלופי מהיר.
תקלה אחת עשויה ליצור כדור שלג של השלכות: שעות עבודה יקרות משולמות לעובד שלא זמין ולא מייצר תפוקה, לקוחות שלא מקבלים מענה, מכירות שלא מתבצעות במומנטום ולקוחות שנוטשים, חוויית שירות שנפגעת ופגיעה במוניטין. כאשר התקלה חד פעמית ונדירה ניתן להניח שמחיר ההשלכות יהיה נסבל, אולם תקלות חוזרות וקריסות מחשב ורשת שפוגעים בעשרה עובדים ביום אחד, יוצרים נזק כלכלי שמורגש היטב בדוחות.
שירותי IT מקצועיים ומקיפים נועדו למנוע את הסיטואציות והנזקים הללו מראש, ולא רק לכבות שריפות בזמן אמת.
מה כוללים שירותי IT לעסק שמפעיל עובדים מרחוק
שירותי IT לעסק עם הרבה עובדים מרחוק בנויים מכמה שכבות שירות ופתרונות שיוצרים את המענה השלם:
תשתית ענן – את השרת המקומי במשרד המשמש לשיתוף ולגיבוי מידע מחליפות מערכות מבוססות ענן שמאפשרות גישה מאובטחת מכל מקום למידע המתעדכן בזמן אמת. ניתן לשתף באמצעות מערכות הענן דואר ארגוני, קבצים ומסמכים, מערכות CRM וכלי עבודה יומיומיים אחרים.
אבטחת מידע – הגנה על מידע ואבטחת מידע באמצעות חומות אש, אנטי וירוס ארגוני, הצפנת מידע, ניהול הרשאות, חיבורי VPN ומעקב שוטף שמבטיח חשיפה של מידע למורשים בלבד.
ניהול תחנות קצה – שליטה מרחוק על מחשבי העובדים: התקנת עדכונים, חסימת תוכנות לא מורשות, גיבויים אוטומטיים ואיתור תקלות עוד לפני שהעובד חווה אותן בפועל.
תמיכה שוטפת – מוקד IT שירות זמין המאויש על ידי טכנאים מקצועיים, גורמי תמיכה שמכירים את העסק, את המערכות ואת האנשים, ומנגנון התחברות מרחוק למחשבים ולחומרה של העובדים בכל מקום.
כלי עבודה נפוצים בעבודה היברידית
מרבית העסקים משלבים פלטפורמות תקשורת וניהול עבודה בענן.
לדוגמה: ארגונים רבים משתמשים ב-Microsoft פתרונות לשיחות וידאו באמצעות Teams,
אופיס 365 לניהול מיילים, פגישות וקבצים, מערכות Google Workspace ופתרונות נוספים.
חברות התוכנה המוכרות מציעות כיום כלים מצוינים, אולם יעילותם ויציבותם לאורך זמן דורשים התאמה אישית ומעטפת תמיכה הכוללת הגדרת הרשאות, הגנה על חשבונות וביצוע גיבויים שוטפים.
איך נראית תשתית IT נכונה לצוות עובדים
בכל סוג של עבודה ובכל תשתית לעסק, יש לוודא שהפתרונות מבוססים על התאמה אישית ומיפוי צרכים: כמות עובדים, מוקדי עבודה ומיקומים, מערכות הדורשות גישה, רמת הרגישות ודרישות האבטחה לפי סוג המידע.
על בסיס אלו נקבעת המדיניות בהתייחס לתרחישים שונים, התאמה של הכלים והמערכות, התקנות, הדרכות והטמעה.
שגרת העבודה תכלול בדיקות תקופתיות, עדכונים, גיבויים, הפקת דוחות ומעקב אחר מצב המערכות בזמן אמת, לצד מענה וטיפול מהיר ומקצועי בתקלות.
