כל משתמש מחשב מכיר את הרגע שהמחשב נתקע, התוכנה לא עובדת או שהמחשב לא נדלק וזהו הזמן פתאום קופא מלכת ואין שום אפשרות להתקדם בפעילות שנעשתה עד כה על גבי המחשב. משתמשי מחשב ביתי, במקרה הטוב יכולים פשוט לבצע כיבוי והפעלה של המחשב מחדש, בהנחה שהמחשב נתקע בגלל בעיות בזיכרון הריצה וכדומה לזה. במקרה הפחות טוב, ניתן ליצור קשר עם איש help desk הקשור לספק המחשב, התוכנה, האינטרנט וכו' ולהיעזר בו. לעומתם, משתמשי מחשב בארגון לא תמיד יוכלים להסתפק בפעולה פשוטה זו, משום שייתכן שהפסקת עבודתו של המחשב קשורה בגורם אחר לחלוטין שדורש התייחסות מיוחדת בידי איש מקצוע המכיר את מחשבי הארגון ואולי אף מצריך שחזור מערכת ההפעלה או פעולה אחרת. כך שניתן לומר במילים אחרות שאיש help desk מבצע, הלכה למעשה תמיכה טכנית לכל דבר ועניין.
יתרונות העסקת איש Help desk
ארגון עסקי יכול להחזיק מחשב אחד או יותר, להשתמש בלפחות תוכנה אחת , מדפסת אחת, רשת אינטרנט אחת ועוד ציוד קצה. כל אחד מאלה דורש תחזוקה טכנית שוטפת בידי איש מקצוע בתחום. העסקת איש help desk, בין אם במיקור חוץ ובין אם כעובד שכיר מן המניין מקנה יתרונות כגון:
ריכוזיות – במקום לפנות לאנשי תמיכה שונים בעייני תוכנה, חומרה, ציוד היקפי, רשת וכו', איש help desk או אנשי help desk, המועסקים ע"י הארגון נותנים מענה מקיף לכלל בעיות המחשוב השוטפות בארגון. החל בהתקנות ושדרוגים וכלה בתקלות מקומיות וירוסים תוך כדי עבודה.
חיסכון – פועל יוצא של היתרון הראשון, התקשרות קבועה עם חברה המעניקה שירותי help desk או איש help desk בתוך הארגון חוסכת הוצאה על כל פרט שדורש תמיכה של איש מקצוע מתאים. יתרה מזאת, החיסכון הוא גם בכסף וגם בזמן משום שהמתנה לאנשי התמיכה מכל סוג עשויה לגזול זמן רב, בעוד הסתמכות על איש מקצוע מתוך הארגון תספק את המענה המהיר והיעיל ביותר.
זמינות – בהמשך לשני היתרונות הקודמים – כאשר איש התמיכה הטכנית נמצא פיזית בארגון או בזמינות מהירה כלשהי, הרי שזהו יתרון עצום על פני המתנה לאיש תמיכה טכנית חיצוני שרמת המחויבות שלו לארגון נובעת אך ורק מהיותו לקוח, אך לקוח מיני רבים, המתנה שעשויה לעלות לחברה בזמן, כסף, עיכוב עבודה על תחנת קצת כזו או אחרת ופגיעה בתפעול השוטף של הארגון.
היכרות – איש help desk שמגיע מתוך הארגון עצמו מכיר את מערכות המחשוב של החברה ולא צריך ללמוד אותם לפני שניגשים לפתור בעיה כזאת או אחרת. איש טכני חיצוני שמכוון מטרה לטפל בציוד כזה או אחר, לאו דווקא יבין מההתחלה כיצד המערכות בארגון הקשורות לאותו פריט טכני שבו הוא מטפל קשור לשאר מערכות המחשוב בחברה וכיצד הטיפול בו ישפיע עליהן. מעבר לכך, איש צוות המקושר לארגון בצורה זו או אחרת, יהיה יותר קשוב וקשור לדינמיקה המקומית ועל פי כך תגדל תחושת האחריות שלו כלפי הארגון וכלפי הטיפול בכל פניה ומה לעשות כדי להימנע ממנה או להתמודד עמה אם וכאשר תחזור.
שיטות ההתקשרות עם השירות
קיימות שלוש שיטות להעסקת איש או צוות Help desk בארגון:
- לשכור אדם או צוות שיהוו מחלקה בפני עצמה ויהיו חלק מכל עובדי החברה השכירים באשר הם. איש או צוות זה יעסקו אך ורק בנושאי תמיכה טכנית וגודלו של הצוות יהיה תלוי בגודל תחנות המחשוב וציוד הקצה בארגון.
- שכירת שירותיו של פרילנסר שאמנם יהיה מיועד לתת שירות לארגון זה, אך לאו דווקא רק לו.
- התקשרות ארוכת מועד עם חברה חיצונית המעניקה שירותי Help desk לארגון עצמו. חברה שכזו תקצה אדם או צוות שיתמקדו בחברה זו, ילמדו את מערכות המחשוב ותחנות הקצה בארגון ויהיו זמינים לתת מענה אדיב, מקצועי, סבלני ויעיל לכל תקלה או מצב המצריך תמיכה טכנית כלשהי ברמה השוטפת. חברתנו נותנת שירותי מחשוב לעסקים ותוכל לספק עבורכם את השירות של Help desk על הצד הטוב ביותר, לכל שאלה או בקשה תוכלו ליצור איתנו קשר ואנו נשמח לתת לכם מענה.
